W trosce o bezpieczeństwo klientów oraz pracowników Zakładu od 16 marca br. sale obsługi klientów
w ZUS są dostępne tylko w ramach wydzielonych stref, w których klienci mogą samodzielnie składać wnioski do specjalnych skrzynek (bez kontaktu z pracownikiem). Tym samym nie ma możliwości zweryfikowania składanej dokumentacji przez pracownika Zakładu. Poniżej kilka wskazówek, na co należy zwrócić szczególną uwagę by uniknąć postępowań wyjaśniających.
Szczególną uwagę należy zwrócić, aby wnioski oraz pisma składane do ZUS-u zawierały pełne dane identyfikacyjne wnioskującego takie jak imię, nazwisko, identyfikator numeryczny – PESEL / NIP, adres czy też numer świadczenia.Warto również podać numeru telefonu, co ułatwi kontakt i przyspieszy wyjaśnienie wątpliwych kwestii.
Jeśli składamy odpowiedź na pismo z ZUS należy powołać się na znak sprawy, a gdy składamy dokumentację, która nie jest załącznikiem do wniosku warto załączyć pismo przewodnie i wskazać w nim, jakiej sprawy dokumentacja dotyczy. W przypadku składania wniosków niesformalizowanych należy przedstawić jak najdokładniej swoje żądania.Niezależnie od tego czy jest to wniosek czy też pismo niesformalizowane należy pamiętać o własnoręcznym podpisie- informuje Krystyna Michałek, rzecznik regionalny ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.
Składając dokumenty ubezpieczeniowe należy wskazać okres, którego dotyczą. Dokumenty te muszą być złożone w oryginale i podpisane. Jeśli płatnik składek posiada pieczątkę to powinien opatrzyć nią dokument. Z kolei, jeśli zgłasza pracowników do ubezpieczeń to powinien pamiętać o podpisie pracownika na dokumencie zgłoszeniowym.Przy spółkach pod wnioskiem powinny się podpisać osoby wskazane do tego w KRS.
Osoby, które pobierają świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a zmieniły nazwisko, adres lub numer rachunku bankowego, koniecznie muszą o tym powiadomić ZUS. Mogą to zrobić na wniosku, który jest dostępny na stronie ZUS-ulub odręcznie napisanym przez siebie pismem, które można wysłać pocztą lub wrzucić do skrzynki w siedzibie ZUS. Wniosek o zmianę danych można także złożyć nie wychodząc z domu przez Internet – za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS.Jest to ważne szczególnie teraz w trakcie pandemii koronawirusa.
Warto zwrócić uwagę, aby numer rachunku bankowego był pełny – składa się on z 26 cyfr. We wniosku należy podać imię i nazwisko właściciela rachunku,a także wskazać, jakiego zakresu danych dotyczy wniosek, tj. zmiany danych adresowych czy rachunku bankowego.
Jeśli chcemy upoważnić drugą osobę do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych możemy to zrobić za pomocą druku ZUS PEL, który jest dostępny na stronie Zakładu. Trzeba pamiętać, aby prawidłowo podać dane pełnomocnika i mocodawcy, a także dokładnie określić zakres pełnomocnictwa (czy ogólne, czy jednorazowe – do konkretnej czynności). Osoba, które nie posiada pełnomocnictwa nie może w naszym imieniu podpisywać dokumentów. Warto pamiętać, że w każdej chwili takie pełnomocnictwo można odwołać.
